La elaboración de una hoja de cálculo para definir estos importes constituye un método ágil y sencillo de controlar los bienes adquiridos por la sociedad para formar parte de su activo.
Es importante tener presente que el objeto de este cuadro no es solo determinar cual es la amortización que ha sido aplicada a un determinado elemento en un periodo concreto, sino que debe constituir un mecanismo de control que permita tener identificados de forma individual al conjunto de bienes que forman parte de inmovilizado de la empresa. Para que tal planteamiento resulte posible es imprescindible que en la misma se identifiquen todos y cada uno de los elementos adquiridos eludiendo las agrupaciones más o menos homogéneas de bienes que puedan haber sido facturados en el mismo documento o en la misma fechay cuya ubicación física pueda resultar coincidente.
A continuación, se especifican los conceptos que deben recoger la hoja en la que se lleve a cabo el inventario de inmovilizado:
1. Fecha de adquisición del bien.
2. Descripción detallada del elemento adquirido (no deben agruparse conjunto de bienes en la misma partida).
3. Coste de adquisición individualizado de cada bien.
4. Proveedor del inmovilizado y número de factura.
5. Porcentaje de amortización que resulta de aplicación.
6. Amortización dotada en cada uno de los ejercicios.
7. Amortización acumulada al final de cada uno de los ejercicios.
Al margen de la relación indicada, es necesario distribuir la hoja en función de las diferentes clasificaciones de los bienes de tal forma que todos los elementos de cada grupo se encuentren ubicados en el mismo cuadro: (aplicaciones informáticas , mobiliario, equipos informáticos, etc).
La utilización de una hoja auxiliar adecuada evitara tener que utilizar demasiadas cuentas de inmovilizado ya que el detalle de estar partidas se controlará a través de dicha hoja mientras la contabilidad podrá reflejar únicamente el importe global de cada grupo de bienes. En consecuencia será necesario realizar de forma periódica conciliaciones entre los importes que figuran en el cuadro de inmovilizado y los que presentan los registros contables con el fin de verificar la corrección de ambas cantidades.
Por otra parte, la sociedad debe incluir en el libro de inventario y cuentas anuales un listado con el inventario del inmovilizado par lo cual podrá emplearse el cuadro al que hemos hecho alusión.
Finalmente, destacar la necesidad de separar las facturas de inmovilizado del resto. De una parte, en el ámbito estrictamente organizativo, se facilita su localización para su posterior incorporación al cuadro de inmovilizado y desde el punto de vista fiscal, se consigue dar cumplimiento a la obligación de conservar estos documentos durante todo el periodo de amortización. Si no se optara por separar estos documentos del resto de las facturas de compra y de gastos, se correría el riesgo de destruir, una vez transcurrido el plazo de prescripción establecido con carácter general en la legislación fiscal y mercantil, unas facturas que pueden ser solicitadas con posterioridad por los servicios de inspección de hacienda (resulta necesario justificar la inversión durante todos los años en los que la empresa se deduce el gasto por amortización).
