LAS HOJAS DE INMOVILIZADO COMO ELEMENTO DE CONTROL

La elaboración de una hoja de cálculo para definir estos importes constituye un método ágil y sencillo de controlar los bienes adquiridos por la sociedad para formar parte de su activo. 

Es importante tener presente que el objeto de este cuadro no es solo determinar cual es la amortización que ha sido aplicada a un determinado elemento en un periodo concreto, sino que debe constituir un mecanismo de control que permita tener identificados de forma individual al conjunto de bienes que forman parte de inmovilizado de la empresa. Para que tal planteamiento resulte posible es imprescindible que en la misma se identifiquen todos y cada uno de los elementos adquiridos eludiendo las agrupaciones más o menos homogéneas de bienes que puedan haber sido facturados en el mismo documento o en la misma fechay cuya ubicación física pueda resultar coincidente.

A continuación, se especifican los conceptos que deben recoger la hoja en la que se lleve a cabo el inventario de inmovilizado:

1. Fecha de adquisición del bien.

2. Descripción detallada del elemento adquirido (no deben agruparse conjunto de bienes en la misma partida).

3. Coste de adquisición individualizado de cada bien.

4. Proveedor del inmovilizado y número de factura.

5. Porcentaje de amortización que resulta de aplicación.

6. Amortización dotada en cada uno de los ejercicios.

7. Amortización acumulada al final de cada uno de los ejercicios.

Al margen de la relación indicada, es necesario distribuir la hoja en función de las diferentes clasificaciones de los bienes de tal forma que todos los elementos de cada grupo se encuentren ubicados en el mismo cuadro: (aplicaciones informáticas , mobiliario, equipos informáticos, etc).

La utilización de una hoja auxiliar adecuada evitara tener que utilizar demasiadas cuentas de inmovilizado ya que el detalle de estar partidas se controlará a través de dicha hoja mientras la contabilidad podrá reflejar únicamente el importe global de cada grupo de bienes. En consecuencia será necesario realizar de forma periódica conciliaciones entre los importes que figuran en el cuadro de inmovilizado y los que presentan los registros contables con el fin de verificar la corrección de ambas cantidades.

Por otra parte, la sociedad debe incluir en el libro de inventario y cuentas anuales un listado con el inventario del inmovilizado par lo cual podrá emplearse el cuadro al que hemos hecho alusión.

Finalmente, destacar la necesidad de separar las facturas de inmovilizado del resto. De una parte, en el ámbito estrictamente organizativo, se facilita su localización para su posterior incorporación al cuadro de inmovilizado y desde el punto de vista fiscal, se consigue dar cumplimiento a la obligación de conservar estos documentos durante todo el periodo de amortización. Si no se optara por separar estos documentos del resto de las facturas de compra y de gastos, se correría el riesgo de destruir, una vez transcurrido el plazo de prescripción establecido con carácter general en la legislación fiscal y mercantil, unas facturas que pueden ser solicitadas con posterioridad por los servicios de inspección de hacienda (resulta necesario justificar la inversión durante todos los años en los que la empresa se deduce el gasto por amortización).

EL INSTITUTO DE CONTABILIDAD Y AUDITORíA DE CUENTAS (ICAC)

El Instituto de Contabilidad y Auditoria de Cuentas (ICAC), es un Organismo Autónomo, adscrito al Ministerio de Economía y Hacienda.

Tiene atribuidas las siguientes competencias:

• Realización de los trabajos técnicos y propuesta del Plan General de Contabilidad adaptado a las Directivas de la Comunidad Económica Europea y a las Leyes en que se regulen estas materias. Así como la aprobación de las adaptaciones de este Plan a los distintos sectores de la actividad económica y el establecimiento de los criterios de desarrollo.

• Perfeccionamiento y actualización permanentes de la planificación contable y de la actividad de auditoría de cuentas.

• Control y disciplina del ejercicio de la actividad de auditoría de cuentas regulada en la Ley 19/1988, de 12 de julio, y de los auditores de cuentas, mediante la realización de controles técnicos y el ejercicio de la potestad sancionadora.

• Establecimiento y mantenimiento del Registro Oficial de Auditores de Cuentas, la autorización para su inscripción en el mismo, la determinación de las normas básicas que habrán de seguir los exámenes de aptitud profesional que realicen las Corporaciones profesionales de derecho público, así como la aprobación de las respectivas convocatorias, y el control, vigilancia y custodia de las fianzas a constituir.

• Homologación y publicación, en su caso, de las normas técnicas de auditoría, elaboradas por las Corporaciones de derecho público representativas de quienes realicen auditoría de cuentas así como la elaboración, adaptación o revisión de las mismas normas en el caso de que las referidas Corporaciones no procediesen a efectuar tal elaboración, adaptación o revisión.

• La realización y promoción de las actividades de investigación, estudio, documentación, difusión y publicación necesarias para el desarrollo y perfeccionamiento de la normalización contable y de la actividad de auditoría de cuentas.

• La coordinación y cooperación técnica en materia contable y de auditoría de cuentas, con los Organismos Internacionales, y en particular con la UE, así como con los nacionales sean Corporaciones de derecho público o asociaciones dedicadas a la investigación.

• Ejercicio de la potestad sancionadora aplicable a las sociedades por el incumplimiento de la obligación de presentar dentro de plazo el depósito de cuentas anuales en el Registro Mercantil.

Los órganos rectores del Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas son el Presidente, el Comité de Auditoría de Cuentas y el Consejo de Contabilidad.

a) El Presidente, con categoría de Director General, es nombrado por el Gobierno, a propuesta del Ministro de Economía y Hacienda, y ostenta la representación legal del Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas, ejerciendo las facultades que le asigna la Ley de Auditoría de Cuentas y las que reglamentariamente se determinen.

b) El Comité de Auditoría de Cuentas es el órgano de asesoramiento del Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas en dicha materia.

c) El Consejo de Contabilidad es el órgano competente, una vez oído el Comité Consultivo de Contabilidad, para valorar la idoneidad y adecuación de cualquier propuesta normativa o de interpretación de interés general en materia contable con el Marco Conceptual de la Contabilidad regulado en el Código de Comercio. A tal efecto, informa a los órganos y organismos competentes antes de la aprobación de las normas de contabilidad, y sus interpretaciones, emitiendo el correspondiente informe no vinculante.

El Comité Consultivo de Contabilidad es el órgano de asesoramiento del Consejo de Contabilidad. Dicho Comité está integrado por expertos contables de reconocido prestigio en relación con la información económica-financiera en representación tanto de las Administraciones públicas como de los distintos sectores implicados en la elaboración, uso y divulgación de dicha información.

A la deliberación del Comité Consultivo de Contabilidad se somete cualquier proyecto o propuesta normativa o interpretativa en materia contable.

Las facultades de propuesta corresponden, en la forma y condiciones que reglamentariamente se establezcan, con carácter general al Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas, sin perjuicio de las referidas al sector financiero que corresponden en cada caso al Banco de España, Comisión Nacional del Mercado de Valores y Dirección General de Seguros y Fondos de Pensiones de acuerdo con sus respectivas competencias, y sin perjuicio de realizar propuestas conjuntas.

El Instituto se estructura de la siguiente forma:

• Subdirección General de Normalización y Técnica Contable.

• Subdirección General de Normas Técnicas de Auditoría.

• Subdirección General de Control Técnico.

• Secretaría General.

Origen de la información: www.icac.meh.es

IFAC Federación Internacional de Contadores (International Federation of Accountants/IFAC)

IFAC es la organización global de la profesión de la contaduría. Trabaja con sus 164 miembros y asociados en 125 países para proteger el interés público al fomentar prácticas de alta calidad por parte de los profesionales de la contabilidad del mundo. Los miembros y asociados de IFAC, que son principalmente organismos profesionales nacionales de contabilidad, representan a 2.5 millones de contadores que prestan sus servicios en el sector público, en la industria y el comercio, en el gobierno y en el entorno académico.-

Para servir al interés público, IFAC buscar fortalecer la profesión mundialmente y contribuir al desarrollo de economías fuertes a través de la promoción y adhesión a normas profesionales de alta calidad, favoreciendo la convergencia de dichas normas y manifestándose sobre temas de interés público.

A través de sus consejos independientes emisores de normas, IFAC desarrolla normas internacionales sobre ética, auditoría y aseguramiento, formación y las normas internacionales de contabilidad del sector público.

El Consejo de Normas Internacionales de Auditoría y Aseguramiento (IAASB, siglas en inglés) sirve al interés público al:

• establecer, de manera independiente y bajo su propia autoridad, normas de elevada calidad sobre auditoría, revisión, otros encargos de aseguramiento, control de calidad y servicios relacionados, y

• facilitar la convergencia de normas nacionales e internacionales.

Esto contribuye a una mejor calidad y uniformidad de la profesión en estas áreas por todo el mundo, y a una mayor confianza pública en los informes financieros.

IAASB Publica:

ISAs – International Standards on Auditing

ISREs- International Standards on Review Engagements

ISAEs- International Standards on Assurance Engagements

ISRSs- International Standards on Related Services

ISQC- International Standards on Quality Control

Practice Statements (guías y asistencia para la aplicación de las normas y promoción de las buenas prácticas)

El Consejo de Normas Internacionales de Ética para Contadores (IESBA, siglas en inglés) emite normas y guías éticas para ser aplicadas por los contadores profesionales. Alenta a los organismos miembro a adoptar elevados estándares de ética para sus miembros y fomenta las buenas prácticas éticas a nivel global. IESBA también fomenta el debate internacional sobre las cuestiones éticas que afrontan los contadores.

Esta entrada ha sido elaborada a partir de la información contenida en http://es.ifac.org/

EL PRINCIPIO DE EMPRESA EN FUNCIONAMIENTO

 

La contabilidad de la empresa y, en especial, el registro y valoración de los elementos de las cuentas anuales, se desarrollaran aplicando obligatoriamente el principio de empresa en funcionamiento.

-PRINCIPIO DE EMPRESA EN FUNCIONAMIENTO:

Se considerará, salvo prueba en contrario, que la gestión de la empresa continuará en un futuro previsible, por lo que la aplicación de los principios y criterios contables no tiene el propósito de determinar el valor del patrimonio neto a efectos de su transmisión global o parcial, ni el importe resultante en caso de liquidación.

En aquellos casos en los que no resulte de aplicación este principio, en los términos que se determinen en las normas de desarrollo del Plan General de Contabilidad, la empresa aplicará las normas de valoración que resulten mas adecuadas para reflejar la imagen fiel de las operaciones tendentes a realizar el activo, cancelar las deudas y, en su caso, repartir el patrimonio neto resultante, debiendo suministrar en la memoria de las cuentas anuales toda la información significativa sobre los criterios aplicados.

- Situaciones que determinan la no aplicación de empresa en funcionamiento:

- Cuando una sociedad, como consecuencia de pérdidas, deja reducido el patrimonio a una cantidad inferior a la mitad del capital social sin que éste se haya aumentado o reducido en la medida suficiente, se encuentra en una de las causas de disolución previstas en el artículo 260 del TRLSA; sin que existan otros factores que proporcionen evidencia suficiente de que la situación se vaya a solventar. (Derogada LSC)

- "Reclamaciones ..... dudas sobre la continuidad de la entidad por diversas circunstancias (pérdidas operativas repetidas, falta de liquidez, imposibilidad de obtener financiación suficiente, etc; sin que existan otros factores que proporcionen evidencia suficiente de que la situación se vaya a solventar.

Tambíen deberá evaluarse la situación recogida en el Art. 163 de la ley de Sociedades Anonimas:

La reducción del capital tendrá carácter obligatorio para la sociedad cuando las pérdidas hayan disminuido su patrimonio neto por debajo de las dos terceras partes de la cifra del capital y hubiere transcurrido un ejercicio social sin haberse recuperado el patrimonio neto. (Derogada LSC)

- IMAGEN FIEL RECOGIDA EN LA MEMORIA:

a) La empresa deberá hacer una declaración explícita de que las cuentas anuales reflejan la imagen fiel del patrimonio, de la situación financiera y de los resultados de la empresa, así como en el caso de confeccionar el estado de flujos de efectivo, la veracidad de los flujos incorporados.

b) Razones excepcionales por las que, para mostrar la imagen fiel, no se han aplicado dis posiciones legales en materia contable con indicación de la disposición legal no aplicada, e in fluencia cualitativa y cuantitativa para cada ejercicio para el que se presenta información de tal proceder sobre el patrimonio, la situación financiera y los resultados de la empresa.

c) Informaciones complementarias, indicando su ubicación en la memoria, que resulte necesario incluir cuando la aplicación de las disposiciones legales no sea suficiente para mostrar la imagen fiel.

2. Principios contables no obligatorios aplicados.

3. Aspectos críticos de la valoración y estimación de la incertidumbre.

a) Sin perjuicio de lo indicado en cada nota específica, en este apartado se informará sobre los supuestos clave acerca del futuro, así como de otros datos relevantes sobre la estimación de la incertidumbre en la fecha de cierre del ejercicio, siempre que lleven asociado un riesgo importante que pueda suponer cambios significativos en el valor de los activos o pasivos en el ejercicio siguiente.

Respecto de tales activos y pasivos, se incluirá información sobre su naturaleza y su valor contable en la fecha de cierre.

b) Se indicará la naturaleza y el importe de cualquier cambio en una estimación contable que sea significativo y que afecte al ejercicio actual o que se espera que pueda afectar a los ejercicios futuros. Cuando sea impracticable realizar una estimación del efecto en ejercicios futuros, se revelará este hecho.

c) Cuando la dirección sea consciente de la existencia de incertidumbres importantes, relativas a eventos o condiciones que puedan aportar dudas significativas sobre la posibilidad de que la empresa siga funcionando normalmente, procederá a revelarlas en este apartado. En el caso de que las cuentas anuales no se elaboren bajo el principio de empresa en funcionamiento, tal hecho será objeto de revelación explícita, junto con las hipótesis alternativas sobre las que hayan sido elaboradas, así como las razones por las que la empresa no pueda ser considerada como una empresa en funcionamiento.

INFORME DE AUDITORIA:

Existe la obligación de hacer mención en un párrafo de énfasis, sin que la opinión se vea afectada, por la existencia de incertidumbres sobre la capacidad de la entidad para continuar como empresa en funcionamiento, siempre que dicha circunstancias se informe adecuadamente en las cuentas anuales conforme el marco normativo de información financiera.

Adicionalmente, en los supuestos de que la información relativa a la situación de incertidumbre sobre la continuidad de la entidad no se recoja adecuadamente en la memoria de las cuentas anuales o no resulte procedente la aplicación del principio de empresa en funcionamiento, el auditor deberá reflejar en el informe de auditoria esta circunstancia, en cuanto constitutiva de un incumplimiento de principios y normas contables.

EL EFECTIVO EN LA CONTABILIDAD

En la terminología contable  el efectivo tiene un significado más amplio del de la concepción tradicional que puede tener una persona ajena al mundo contable, donde usualmente se asociará con el  dinero que se lleva encima, comúnmente en una cartera, billetera, o en el bolsillo del pantalón. Así, en el Plan General de Contabilidad, el efectivo englobará aquellos derechos que puedan convertirse en dinero líquido fácilmente, no únicamente la caja física, sino también aquellos saldos en bancos e inversiones (como el oro) que cumplan esta característica.

Su denominación en el balance de situación es “Efectivo y otros activos líquidos equivalentes”, abarcando los siguientes conceptos:

570: Caja: disponible de medios líquidos en caja

572: Bancos: Saldos a favor de la empresa, en cuenta corriente a la vista y de ahorro de disponibilidad inmediata.

576: Inversiones a corto plazo de gran liquidez: Inversiones financieras convertibles en efectivo, con un vencimiento no superior a tres meses desde la fecha de adquisición, que no tenga riesgos significativos de cambio de valor y que formen de la política de gestión normal de tesorería de la empresa.

ASPECTOS A TENER EN CUENTA PARA LLEVAR UNA CONTABILIDAD

Cuando empecemos a llevar una nueva contabilidad debemos realizar los siguientes aspectos.

1) En primer lugar debemos analizar la contabilidad anterior para ver de que situación partimos. Para ello debemos obtener los siguientes datos:

• Balance de la empresa y cuenta de Pérdidas y Ganancias.

• Cuadres de clientes/proveedores.

• Cuadre bancos/cajas.

• Hoja de cálculo con el inmovilizado.

• Listado de cuentas de gastos e ingresos.

Una vez que tengamos todo esto, analizaremos si la contabilidad esta al día, intentando dejarla lo mas actualizada posible.

2) En segundo lugar, debemos comprobar la versión del programa de contabilidad utilizado. Si la versión utilizada no es oficial no podremos actualizar ni vincular versiones.

Una vez comprobada la versión y la compatibilidad, hacemos una copia de su contabilidad y no la exportamos a nuestro servidor para trabajar.

Apartados de contabilidad.

Importante y previo a todo es indicar el procedimiento de numeración de la documentación. Utilizaremos un Excel donde iremos numerando la documentación contable de la empresa. Dependiendo del grado de complejidad y del número de documentos crearemos una serie única de documentos o utilizaremos la misma para todos (facturas emitidas, recibidas, bancos, etc).

Facturas recibidas.

• Numero de cuentas de gasto donde se trabaja.

• Ordenación de las facturas.

• Número de registro de IVA.

• Creación de proveedores. (ficha completa, CIF, nombre, resto de datos).

• Proveedores varios: importes pequeños de pago al contado.

• Sello de contabilidad.

Analizaremos el número de cuentas de gastos con los que trabaja la empresa. En principio tendrán un apartado separado del resto de la documentación. Muy importante indicar que siempre las colocamos en el numero de fecha. Cuando cerramos un trimestre todas las llegadas posteriormente, aunque tengan fecha anterior, serán contabilizadas en el periodo siguiente y al contabilizar damos un número de factura recibida, que marcamos en la parte superior derecha del documento, para saber que es el número de factura según nuestro registro de IVA.

Con la contabilización de las facturas recibidas, nos surge una contrapartida, proveedores. En este caso veremos si la empresa trabaja con un solo proveedor o varios proveedores y si están previamente creados. En el caso de no ser así, utilizaremos la herramienta de creación de subcuentas donde agregaremos todos los necesarios. Siempre crearemos un proveedor nuevo cuando sea de importancia, utilizando la cuenta de proveedores varios cuando sean importes pequeños y pagados al contado. En caso contrario crearemos cada proveedor con la factura delante completando todos los campos posibles, ya que estos serán muy útiles cuando tengamos que sacar el libro de registro de IVA o para el modelo 347.

Factura Emitidas.

• Numero de cuentas de ingreso.

• Ordenación de las facturas.

• Numero de registro de IVA.

• Creación de clientes (ficha completa, CIF, nombre, resto de datos).

• Numeración propia.

En primer lugar debemos conocer el método de facturación de la empresa: diariamente, cada 15 o 30 días, etc.

Se analizará la posibilidad de utilizar programas de factura tanto por el encargado de llevar la contabilidad como por el personal comercial.

Analizaremos el número de cuentas de ingresos que utiliza o deba utilizar la empresa. Igual que las facturas recibidas tendrán un apartado separado del resto de documentación e incluso carpeta aparte.

La colocación de las facturas será en función de la emisión. En muy importante no tener numeración duplicada, las facturas emitidas deben ser correlativas y no repetidas.

Analizaremos los clientes utilizados por la empresa, si están creados o si es necesaria la creación de alguno. En este caso crearemos tantos como necesitemos, indicando siempre todos los datos relativos a los mismos, ya que nos será útil para los libros de registro de IVA y para el modelo 347.

En cuanto a la documentación interna, utilizaremos el sello de contabilizar con el que pondremos un número de documento interno a todas las facturas.

Caja.

Analizamos los movimientos y la habitualidad de los mismos, pagados y cobrados por caja para ver el sistema a utilizar.

Veremos el saldo de caja y la cantidad de movimientos previos y el sistema utilizado asta la fecha, para ver si son usuales o algo extraordinario. También comprobaremos si se hacen comprobaciones periódicas (arqueos) y si estos son correctos. Ver que modelo de Excel utilizan o se preparamos nuestro modelo.

Bancos.

Analizamos los movimientos y la habitualidad de los mismos, pagados y cobrados por caja para ver el sistema a utilizar.

Veremos el saldo del mismo y si es coincidente con el extracto de la entidad bancaria. Conoceremos si se hacen conciliaciones periódicas y si suelen haber incidencias (cheques, visas, recibos devueltos, etc.).

Es muy importante saber el volumen de operaciones y si se debe hacer transferencias periódicas, recibos, pagos o cobros con cheques.

Verificar si habitualmente tenemos toda la documentación o no (teléfono, luz, agua, otros).

Comprobaremos si existen gastos bancarios y si estos son frecuentes. Tambien si existen préstamos y gastos derivados de ellos.

Nominas y Seguridad social.

En primer lugar hay que saber si hacen las nominas y seguros sociales a través de una gestoría.

Se debe comprobar el sistema utilizado para contabilizar el gasto de personal y si este es valido. Tambien debemos ver el cuadro de nominas utilizado, si hay prorratas extras y como se contabilizan y los cálculos de la seguridad social y su contabilización.

IVA

Comprobaremos las cuentas utilizadas por la empresa, si existe alguna particularidad que le afecte, y si normalmente le sale a pagar o devolver.

Comprobaremos el modo de elaborar las liquidaciones de IVA.

Inmovilizado.

Comprobar si existen hojas de inmovilizado y si está actualizado.

Comprobar que se dispone de carpeta individualizada para el inmovilizado donde se guardan todas las adquisiciones de la empresa. Ver que ha pasado con las bajas, como se ha contabilizado y si queda documentación al respecto.

Verificar los porcentajes de amortización y comprobar que las amortizaciones son correctas y se contabilizan regularmente.

Impuesto de sociedades

Comprobar el cálculo realizado por la empresa. También comprobar si existen diferencias en el cálculo que la base del impuesto y los documentos para su control.

Existencias.

Comprobar que procedimiento se sigue con las existencias de las sociedad, que tipo de existencias tienen y si las controla en todo momento. Saber si las existencias son las reales o se ha jugado con ellos dependiendo del resultado a obtener.

Como se obtiene la cifra de existencias finales, compra de materias primas, etc. Se debe analizar el ciclo de producción de la empresa.