domingo, 13 de junio de 2010

El CIERRE CONTABLE



El cierre contable en una empresa, o también llamado proceso de regularización, es una etapa previa necesaria para realizar el cálculo del impuesto de sociedades y realización del asiento de cierre y apertura del nuevo ejercicio. Consiste en realizar una serie de pasos y comprobaciones para detectar errores, ajustar los valores contables de los diferentes elementos y clasificar las diferentes partidas en función de su vencimiento.
Entre las diferentes rutinas podemos destacar las siguientes:

1. Contabilizaremos las operaciones pendientes:

Para las operaciones comerciales utilizaremos los pedidos realizados y los albaranes recibidos. Hoy en día es fácil su seguimiento gracias a la integración de los programas comerciales, facturación y contabilidad en un solo paquete compatible.

En los alquileres y otros gastos similares tendremos que hacer una estimación del gasto.

Realizaremos una estimación de los rappels pendientes.

2. Variación de existencias:

La variación de existencias vendrá dada por el recuento físico realizado por la sociedad. En función del recuento físico actualizaremos el libro de inventario y daremos de baja contablemente las existencias iniciales para dar de altas las finales

Para el caso de producción propia, incorporaremos los productos terminados y en proceso de fabricación.

3. Inmovilizado:

Se realizará el inventario de inmovilizado a finales del ejercicio. En caso de realizarlo en fechas posteriores, lo ajustaremos restando las entradas y sumando las salidas desde la fecha de cierre asta la fecha de realización.

En función del inventario final ajustaremos la contabilidad y la hoja de control.

Eliminación de los elementos obsoletos y deteriorados del inmovilizado.

Deberemos comprobar que el inmovilizado y sus amortizaciones son correctos.

Comprobando si existen bajas y/o errores en su control.

Comprobaremos que la contabilidad coincide con la hoja de control del inmovilizado.

Se revisará que los elementos de inmovilizado y sus amortizaciones están correctamente clasificados en el balance.

Se verificará que la amortización aplicada esta permitida por el impuesto de sociedades.

Contabilizaremos la amortización (anual o mensual).

Se calcularan los gastos capitalizables como mayor valor de las existencias.

4. Acreedores comerciales:

Revisaremos que las retenciones a los profesionales son correctas y coinciden con lo declarado.

Revisaremos que tengamos las diferentes cuentas clasificadas en función del instrumento de pago en que estén formalizadas.

Revisaremos que no existen partidas sin identificar.

Mediante el modulo comercial del programa informático de la empresa revisaremos la situación de las diferentes partidas. Una vez hecho, compararemos los resultados con contabilidad y realizaremos el cuadre de proveedores, acreedores y deudores, reflejando los saldos pendientes.

5. Estimación de las provisiones:

Generalmente serán las provisiones por clientes de dudoso cobro. Lo mas practico es atenerse a la normativa fiscal.

También evaluaremos los hechos que en aplicación del principio de prudencia obliguen a dotar una provisión: embargos, quiebras, litigios, etc.

6. Deterioro:

Comprobaremos si existe algún activo que haya sufrido un deterioro o reversión del deterioro.

7. Ajustar los préstamos y las fianzas:

Debemos comprobar si su valoración se ajusta a las normas contables.

8. Valor razonable:

Ajustar el valor de aquellos elementos que la empresa deba valorar posteriormente por su valor razonable.

9. Ingresos financieros:

Se verificará que los ingresos por intereses, dividendos y otros ingresos esta correctamente contabilizados. Para ello utilizaremos las condiciones contractuales y los cálculos realizados para su control.

10. Reclasificaciones contables:

Reclasificaremos a corto plazo aquellos activos y pasivos que venzan a menos de un año. Por ello, debemos tener presentes las condiciones contractuales.

11. Gastos anticipados./periodificaciones:

Son gastos que tienen una periodicidad de más de una año. Parte de lo pagados corresponde al ejercicio siguiente, por lo que solo deberemos dar como gasto la parte proporcional que corresponda al ejercicio, aunque se haya pagado por todo el periodo.

Los ejemplos típicos son los seguros, alquileres, licencias, etc.

12. imputación de subvenciones al resultado del ejercicio.

No debe olvidadarse que en el momento de su reconocimiento se imputan al patrimonio neto, para ir luego traspasarse al resultado del ejercicio.

13. Las empresas deberán plantearse si alguna partida genera cambios directamente imputables en el patrimonio neto.

A partir de la entrada del nuevo plan contable podemos decir que existen dos procesos: regulación de las cuentas del grupo 6 y 7 y regulación de las cuentas del grupo 8 y 9.

14. Generar un balance de sumas y saldos a la fecha de cierre el ejercicio:

Será el elemento de trabajo con el que iremos verificando todas las cuentas. En el verificaremos que las cuentas que integran el balance de sumas y saldos con objeto de detectar posibles incidencias (Es aconsejable utilizar una regla e ir punteando todas las cuentas que estén revisadas). En el proceso podremos encontrar saldos antiguos que debemos dar de baja, duplicaciones, importes incorrectos, saldos improcedentes, clientes que no existen, signos negativos, operaciones mal registradas y/o directamente no contabilizadas, etc.

En todo caso, estas comprobaciones no solo deben hacerse a finales del ejercicio, sino con periodicidad trimestral, dejando constancia documentar de todas ellas.

15. Generaremos un Balance y Cuentas de Pérdidas y Ganancias previo con desglose de cuentas, donde iremos verificando la correcta clasificación de las diferentes partidas.

16. Verificaremos si existen errores, cambios en estimaciones contables o cambios de criterios contables.

17. Operaciones vinculadas:

Verificar que las operaciones con partes vinculadas están correctamente clasificadas como partes vinculadas.

Comprobaremos la coherencia de la información. Es decir, por ejemplo, si existe un crédito a una empresa del grupo en el balance deberá de existir un ingreso en la cuenta de pérdidas y ganancias.

Comprobaremos que las operaciones están valoradas al precio de mercado (presumiblemente no van a ser objeto de litigio con la Hacienda Pública)

18. Tesorería:

El proceso consiste verificar mensualmente que la contabilidad se ajusta a los documentos bancarios, procediendo a identificar las diferencias.

Las diferencias entre contabilidad y bancos deben identificarse antes del cierre del ejercicio. Son habituales las diferencias por errores al dar el cobro por un banco diferente, efectos descontados, factoring, diferencias temporales entre la contabilización y el cobro, pagos y/o cobros no registrados, etc.

Deberá prestase cuidado en el caso de la existencia de préstamos de importe considerable. No debe contabilizarse los gastos por el criterio caja. El procedimiento correcto es periodificar los gastos del ejercicio en función a su devengo.

Realizar un arqueo final de caja y ajustar la contabilidad al saldo real.

La caja nunca puede ser negativa. Los cobros y pagos hechos por los administradores deberán registrarse con la cuenta del titular de la explotación.

19. Operaciones declaradas con terceras personas:

Comprobaremos que están correctamente declaradas y son coincidentes con la contabilidad de la sociedad con el que se realizo la operación.

20. Verificar que se ha realizado la distribución de resultados del ejercicio precedente.

Si las Reservas Legales no alcanzan el 20% de la cifra de capital social, comprobaremos que se han distribuido el 10% de los beneficios a ellas.

21. Retenciones:

Verificar que las retenciones pendientes de pago son correctas (alquileres, trabajadores, prestamos, profesionales, etc). Suponiendo que estén elaborados los diferentes modelos, la comprobación se realizará mediante estos. En caso contrario, deberá conciliarse la contabilidad mediante los diferentes sistemas que tenga la empresa para controlar su cálculo y pago.

Idéntico para el IVA.

Idéntico para la Seguridad Social.

Comprobar que las retenciones soportadas y los pagos a cuenta son correctos.

22. Volumen de operaciones:

Comprobar que el volumen de operaciones declarado en el modelo 390 coincide con la contabilidad.

23. Diferencias en moneda extrajera.

Comprobaremos que los cálculos realizados son correctos.

24. Calculo del impuesto de sociedades.

25. Obtención del resultado:

Vendrá determinado por los ingresos y gastos imputables a la cuentas de perdidas y ganancias.

26. Asiento de cierre.

27. General la cuenta de pérdidas y ganancias y el balance:

Realizaremos una comprobación final de ambos documentos.

Por último, después de haber realizado todas estas operaciones, solo nos queda elaborar el Estado de Cambios en el Patrimonio Neto y la Memoria de la Socieda