lunes, 30 de agosto de 2010

ASPECTOS A TENER EN CUENTA PARA LLEVAR UNA CONTABILIDAD



Cuando empecemos a llevar una nueva contabilidad debemos realizar los siguientes aspectos.


1) En primer lugar debemos analizar la contabilidad anterior para ver de que situación partimos. Para ello debemos obtener los siguientes datos:

• Balance de la empresa y cuenta de Pérdidas y Ganancias.
• Cuadres de clientes/proveedores.
• Cuadre bancos/cajas.
• Hoja de cálculo con el inmovilizado.
• Listado de cuentas de gastos e ingresos.

Una vez que tengamos todo esto, analizaremos si la contabilidad esta al día, intentando dejarla lo mas actualizada posible.

2) En segundo lugar, debemos comprobar la versión del programa de contabilidad utilizado. Si la versión utilizada no es oficial no podremos actualizar ni vincular versiones.

Una vez comprobada la versión y la compatibilidad, hacemos una copia de su contabilidad y no la exportamos a nuestro servidor para trabajar.

Apartados de contabilidad.

Importante y previo a todo es indicar el procedimiento de numeración de la documentación. Utilizaremos un Excel donde iremos numerando la documentación contable de la empresa. Dependiendo del grado de complejidad y del número de documentos crearemos una serie única de documentos o utilizaremos la misma para todos (facturas emitidas, recibidas, bancos, etc).

Facturas recibidas.

• Numero de cuentas de gasto donde se trabaja.
• Ordenación de las facturas.
• Número de registro de IVA.
• Creación de proveedores. (ficha completa, CIF, nombre, resto de datos).
• Proveedores varios: importes pequeños de pago al contado.
• Sello de contabilidad.

Analizaremos el número de cuentas de gastos con los que trabaja la empresa. En principio tendrán un apartado separado del resto de la documentación. Muy importante indicar que siempre las colocamos en el numero de fecha. Cuando cerramos un trimestre todas las llegadas posteriormente, aunque tengan fecha anterior, serán contabilizadas en el periodo siguiente y al contabilizar damos un número de factura recibida, que marcamos en la parte superior derecha del documento, para saber que es el número de factura según nuestro registro de IVA.

Con la contabilización de las facturas recibidas, nos surge una contrapartida, proveedores. En este caso veremos si la empresa trabaja con un solo proveedor o varios proveedores y si están previamente creados. En el caso de no ser así, utilizaremos la herramienta de creación de subcuentas donde agregaremos todos los necesarios. Siempre crearemos un proveedor nuevo cuando sea de importancia, utilizando la cuenta de proveedores varios cuando sean importes pequeños y pagados al contado. En caso contrario crearemos cada proveedor con la factura delante completando todos los campos posibles, ya que estos serán muy útiles cuando tengamos que sacar el libro de registro de IVA o para el modelo 347.

Factura Emitidas.

• Numero de cuentas de ingreso.
• Ordenación de las facturas.
• Numero de registro de IVA.
• Creación de clientes (ficha completa, CIF, nombre, resto de datos).
• Numeración propia.

En primer lugar debemos conocer el método de facturación de la empresa: diariamente, cada 15 o 30 días, etc.

Se analizará la posibilidad de utilizar programas de factura tanto por el encargado de llevar la contabilidad como por el personal comercial.

Analizaremos el número de cuentas de ingresos que utiliza o deba utilizar la empresa. Igual que las facturas recibidas tendrán un apartado separado del resto de documentación e incluso carpeta aparte.

La colocación de las facturas será en función de la emisión. En muy importante no tener numeración duplicada, las facturas emitidas deben ser correlativas y no repetidas.

Analizaremos los clientes utilizados por la empresa, si están creados o si es necesaria la creación de alguno. En este caso crearemos tantos como necesitemos, indicando siempre todos los datos relativos a los mismos, ya que nos será útil para los libros de registro de IVA y para el modelo 347.

En cuanto a la documentación interna, utilizaremos el sello de contabilizar con el que pondremos un número de documento interno a todas las facturas.

Caja.

Analizamos los movimientos y la habitualidad de los mismos, pagados y cobrados por caja para ver el sistema a utilizar.

Veremos el saldo de caja y la cantidad de movimientos previos y el sistema utilizado asta la fecha, para ver si son usuales o algo extraordinario. También comprobaremos si se hacen comprobaciones periódicas (arqueos) y si estos son correctos. Ver que modelo de Excel utilizan o se preparamos nuestro modelo.

Bancos.

Analizamos los movimientos y la habitualidad de los mismos, pagados y cobrados por caja para ver el sistema a utilizar.

Veremos el saldo del mismo y si es coincidente con el extracto de la entidad bancaria. Conoceremos si se hacen conciliaciones periódicas y si suelen haber incidencias (cheques, visas, recibos devueltos, etc.).

Es muy importante saber el volumen de operaciones y si se debe hacer transferencias periódicas, recibos, pagos o cobros con cheques.

Verificar si habitualmente tenemos toda la documentación o no (teléfono, luz, agua, otros).

Comprobaremos si existen gastos bancarios y si estos son frecuentes. Tambien si existen préstamos y gastos derivados de ellos.

Nominas y Seguridad social.

En primer lugar hay que saber si hacen las nominas y seguros sociales a través de una gestoría.

Se debe comprobar el sistema utilizado para contabilizar el gasto de personal y si este es valido. Tambien debemos ver el cuadro de nominas utilizado, si hay prorratas extras y como se contabilizan y los cálculos de la seguridad social y su contabilización.

IVA

Comprobaremos las cuentas utilizadas por la empresa, si existe alguna particularidad que le afecte, y si normalmente le sale a pagar o devolver.

Comprobaremos el modo de elaborar las liquidaciones de IVA.

Inmovilizado.

Comprobar si existen hojas de inmovilizado y si está actualizado.

Comprobar que se dispone de carpeta individualizada para el inmovilizado donde se guardan todas las adquisiciones de la empresa. Ver que ha pasado con las bajas, como se ha contabilizado y si queda documentación al respecto.
Verificar los porcentajes de amortización y comprobar que las amortizaciones son correctas y se contabilizan regularmente.

Impuesto de sociedades

Comprobar el cálculo realizado por la empresa. También comprobar si existen diferencias en el cálculo que la base del impuesto y los documentos para su control.

Existencias.

Comprobar que procedimiento se sigue con las existencias de las sociedad, que tipo de existencias tienen y si las controla en todo momento. Saber si las existencias son las reales o se ha jugado con ellos dependiendo del resultado a obtener.

Como se obtiene la cifra de existencias finales, compra de materias primas, etc. Se debe analizar el ciclo de producción de la empresa.

No hay comentarios:

Publicar un comentario